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  • les conditions fixées par l assemblée générale des sociétaires En dehors de cela aucun avantage direct ou indirect ne peut leur être accordé Article 49 Règles de droit commun concernant les dirigeants en général Pratiques de saine gestion Articles 68 72 surveillance et contrôle des CECs Article 84 Vérification et concours exceptionnels Article 101 102 infractions et sanctions Articles 139 140 Conseil d administration ref Dispositions spécifiques art 50 51 52 53 Leconseil d administration administre les affaires de la CEC et exerce dans les limites des statuts et des règlements internes les pouvoirs qui lui sont généralement ou spécialement délégués par l assemblée générale des sociétaires Article 50 Le conseil d administration est élu par l assemblée générale et est composé d au moins cinq 5 membres et de neuf 9 membres au plus dont un président un vice président et un secrétaire Article 51 Le CA se réunit au siège social aussi souvent que l intérêt de la société l exige sur la convocation du Président ou encore toutes les fois que le tiers des membres en fera la demande Pour délibérer valablement le conseil doit réunir au moins la moitié des membres et les décisions sont prises à la majorité des membres présents En cas de partage de voix celle du Président est prépondérante Les délibérations du Conseil sont constatées par des procès verbaux transcrits sur un registre spécial Article 52 Le Président du CA représente la société en justice tant en demandant qu en défendant Le Conseil d administration peut nommer un comité de direction tiré en son sein et déléguer une partie de ses pouvoirs à un directeur Article 53 Comité de surveillance ref Article 56 Le Comité de surveillance a pour fonction entre autres de recevoir les plaintes des sociétaires d en saisir au besoin les autres organes de la CEC et de répondre au plaignant Article 56 Comité de crédit ref Article 57 Toute CEC a un comité de crédit composé de 3 personnes Le comité de crédit a pour responsabilité de gérer le crédit conformément aux politiques et procédures définies en matière de crédit et adoptées par le conseil d administration Article 57 Fonds social et communautaire ref Article 64 Toutes les fois que ses fonds propres sont supérieurs ou égaux aux fonds propres réglementaires une CEC peut par règlement établir un fonds devant servir à des fins sociales ou communautaires Il ne peut affecter à ce fonds plus de 10 du montant attribué en ristournes Les sommes affectées au fonds doivent être utilisées par le conseil d administration dans les trois 3 ans de leur affectation A défaut de quoi elles sont versées dans le fonds de réserve Article 64 Divulgation financière ref Art 78 Sans préjudice des dispositions de la présente loi sur la surveillance et le contrôle la CEC doit dans les six 6 mois qui suivent la fin de son exercice financier préparer et transmettre à la BRH et le cas échéant à la fédération à laquelle elle est affiliée un état annuel exposant sa situation financière Les états financiers dûment vérifiés indiquant les résultats de ses opérations pour l exercice financier sont accompagnés d un exposé sur sa situation financière Cet état est signé par le président et le secrétaire du conseil d administration Article 78 Surveillance et contrôle des caisses ref Article 88 La CEC et la FCP doivent tenir une comptabilité selon les méthodes définies et arrêtées par la BRH en accord avec le CNC Elles sont tenues de produire des états financiers et des justifications nécessaires prouvant qu elles fonctionnent conformément aux dispositions de la présente loi et à toute réquisition de la BRH S il résulte au terme d une inspection qu il y a eu une violation de la présente loi ou qu un préjudice quelconque a été causé aux intérêts de la CEC la fédération et le cas échéant la BRH en avisera le conseil d administration et le comité de surveillance en vue d adopter les mesures appropriées Article 88 Vérification et concours exceptionnels ref Article 98 Etant entendu que toute CEC non affiliée doit chaque année faire vérifier ses livres et comptes par un vérificateur indépendant les CEC affilées sont vérifiées par la fédération Article 94 le vérificateur peut exiger la tenue d une réunion du conseil d administration et d y être entendu sur toute question relative à son mandat Il peut exiger des dirigeants des mandataires et des employés de la CEC les renseignements et documents nécessaires à l accomplissement de son mandat Le vérificateur remet son rapport au conseil d administration de la CEC Article 98 Affiliation ref Article 110 Toute demande d affiliation d une caisse à une fédération ou toute demande de désaffiliation doit être autorisée par une résolution de son conseil d administration mentionnant le nom du représentant de la CEC autorisée à signer la demande et être ratifiée aux deux tiers 2 3 des voix exprimées par les membres présents à une assemblée générale extraordinaire ou pourvu que l avis de convocation mentionne l objet de la résolution à une assemblée générale annuelle Art 110 Infractions et sanctions ref art 139 140 Article 139 Quand les CEC leurs dirigeants et employés contreviennent aux dispositions de cette loi ou aux normes réglementaires édictées par la BRH ils sont passibles des sanctions administratives suivantes Avertissement Interdiction temporaire de réaliser des opérations déterminées Révocation de l autorisation de fonctionnement conformément aux dispositions de cette loi Suspension des activités des dirigeants membres du conseil d administration membres du comité de surveillance et du comité de crédit La suspension peut être temporaire ou permanente Dans le premier cas elle est appuyée par une résolution expresse de la BRH Dans le second cas on doit l appliquer lorsqu il existe deux ou plusieurs de ces sanctions au même cas selon la gravité des infractions Article 140 Les sanctions prévues à l article précédent sont applicables à la CEC lorsque les infractions sont commises par celle ci sous n importe quelle forme elles sont applicables aux dirigeants membres du conseil d administration membres du comité de surveillance et du comité de crédit selon leur degré de responsabilité et d initiative personnelle La sanction s applique pour tous les actes et faits commis par négligence ou imprudence imputables à toutes les catégories de personnes précédemment citées et qui auraient pu ou auraient dû être évités Statuts et règlements types Rubriques Statuts et règlements types des Coopératives d épargne et de crédit Dans les modèles des statuts et de règlements internes les chapitres 4 et 5 concernent les administrateurs Modèle de statuts Références Modèle Règlements Référence Durée art 27 Durée art 31 Éligibilité art 28 29 Démission Suspension Destitution art 32 33 35 Quorum art 30 Vacances art 34 Bénévolat art 32 Réunion art 39 Prise de décision art 31 Quorum art 40 Vacances art 33 Officiers art 48 49 Procès verbal art 34 Pouvoirs art 50 51 52 53 Composition art 35 Non cumul des fonctions art 17 Rôles art 36 Élection art 18 30 Officiers art 37 Discussion À partir des règlements types et statuts types quels sont ceux qui sont déjà appliqués dans la caisse Lesquels sont les plus pertinents à faire entrer en vigueur le plus rapidement possible Thème 3 Les réunions du CA La préparation d une réunion du conseil d administration sa tenue et le suivi des résolutions du CA sont les trois phases de la réalisation tout comme pour toute assemblée ou réunion formelle Ces phases sont toutes sous la responsabilité du président du CA Objectif Le participant pourra comprendre les éléments de base d une réunion réussie La préparation Pour qu une réunion du CA se passe bien il faut Que ces réunions soient bien préparées Pour cela tout le monde doit savoir à l avance ce qui va être discuté L ensemble des points qui doivent être abordés dans une réunion du CA représente le programme de la réunion ou l ORDRE DU JOUR À côté de l ordre du jour un autre élément qui fait la force d une réunion du CA est le nombre de membres présents Bien sûr il y a un quorum fixé Cependant plus il y a de membres présents plus il y aura d avis et d opinions et plus les décisions prises seront représentatives et éclairées plus elles auront de poids et de légitimité Pour que les membres viennent participer ils doivent avoir été informés et à temps L invitation faite aux membres est l AVIS DE CONVOCATION Cette préparation exige le choix d une date d une heure et d un local Il est recommandé que les réunions soient fixées à l avance selon un rythme régulier ex 3e samedi du mois car on implante des habitudes et on a moins de chance d oublier Support Ex ordre du jour et avis de convocation Discussions théorie vs pratique Comment cela se passe t il chez vous Quelles sont les conditions lieu temps durée dans lesquelles se déroulent les réunions du CA Qu est ce qui est le plus difficile dans la préparation de la réunion du CA La tenue Il est de la responsabilité du président du CA de présider la réunion Le déroulement de celle ci suit l ordre du jour proposé si celui ci a été préparé avec soin et que tous les éléments sont disponibles le président devrait être en mesure de faire une bonne conduite de la réunion La façon de faire Module Tenue de réunion 1 Établissement du quorum sinon la réunion est reportée 2 L ordre du jour doit être accepté au début de l assemblée Il contient obligatoirement l ouverture de la réunion l adoption de l ordre du jour l adoption du procès verbal de la dernière réunion la levée de la réunion L ordre du jour s organise autour des sujets regroupés ainsi Affaires préliminaires ouverture de l assemblée adoption de l ordre du jour adoption du procès verbal suivi à la dernière assemblée Décisions à prendre études des dossiers évaluation des options et des impacts prise de décisions Informations diverses Les varia qui ne nécessitent pas de prise de décision et touchent des généralités 3 Le suivi Le procès verbal est l instrument de suivi des décisions du CA C est le recueil des débats c est la preuve des décisions il sert de référence pour le suivi et est utile à la préparation de la prochaine réunion Présentation Ce module touche les relations que le CA entretient tant à l intérieur de la caisse qu avec le milieu extérieur La durée du module est de 2 heures Objectif général Le participant pourra expliquer les rapports que le CA entretient avec les autres organes de la caisse et avec l extérieur Plus spécifiquement il devra Objectifs spécifiques 1 Expliquer les obligations du CA vis à vis des autres organes de la caisse 2 Expliquer le type de relations que le CA entretient avec des organisations ou personnes externes à la caisse Méthodologie Thèmes ou Contenu Méthodes et Activités Support pédagogique Durée app 1 Relations internes Exposé Cas Acétate CP 60 mn 2 Relations externes Exposé Discussions 60 mn 2h00 Activités d apprentissage 1 Relations internes Texte qui montre les dissensions dans la coopérative entre les divers conseils Faire discuter le groupe sur les causes Ex problème d autorité de responsabilités mal comprises 2 Relations externes Discussions Mise en situation où le conseil d administration d une caisse doit analyser une offre d une ONG qui veut les rémunérer en échange de services connexes à la caisse à développer Questions Avez vous eu l occasion de représenter la coopérative Dans quelles circonstances et comment cela s est il passé Faites vous des affaires avec d autres coopératives ou d autres organisations Quelles sont vos relations avec le CNC Avec la BRH Quelles sont les organisations ministères coopératives ou autres entreprises avec lesquels votre coopérative collabore ou pourrait collaborer Thème 1 Les relations internes Le CA établit des relations avec les divers intervenants et utilisateurs des services de la caisse que sont les membres l assemblée générale le comité de crédit le comité de surveillance les employés caissier Objectif Le participant pourra expliquer les relations existant à l interne dans la caisse Par rapport aux membres de la caisse le CA doit informer de toutes décisions influençant les orientations prises les objectifs poursuivis par la caisse jouer un rôle d arbitre entre le membre et tout autre organe en cas de litige donner un suivi aux recommandations suggestions ou commentaires des membres informer sur le rôle et les responsabilités des organes sur les droits et privilèges des membres Par rapport à l assemblée le CA doit présenter son rapport et exposer la situation financière faire des recommandations relatives à la distribution des trop perçus à la modification des statuts aux investissements ou engagements majeurs présenter les plans financiers et les plans d activités annuelles Par rapport au comité de crédit le CA doit élaborer des politiques et des procédures de crédit assurer le suivi des recommandations ou commentaires faits par le comité de crédit Par rapport au comité de surveillance il doit donner les informations demandées concernant les politiques de gestion les objectifs de la caisse l état des opérations les activités et décisions du CA et toute autre information demandée assurer le suivi des recommandations faites par le conseil Par rapport au directeur le CA a un lien d autorité et exerce un rôle d orientation de direction et de contrôle Il doit Fournir un encadrement opérationnel où seront fixés 1 les objectifs de la caisse 2 les politiques et procédures permettant une bonne gestion de la caisse dans les domaines suivants services aux membres ressources financières matérielles implication dans le milieu éducation économique sociale et coopérative Autoriser les modifications de l organisation des ressources humaines l engagement le congédiement et autres sanctions Contrôler l application des politiques les objectifs le budget Par contre il est important que le directeur effectue les analyses nécessaires au fonctionnement adéquat de la caisse et propose au CA des solutions de redressement ou de développement Le CA doit s assurer que le directeur ne fait pas qu exécuter ses requêtes mais apporte lui même des idées Thème 2 Les relations externes La caisse est appelée à interagir avec d autres organisations pour raison d affaires par entraide coopérative par souci de renforcement institutionnel pour affaires légales pour des appuis communautaires pour bénéficier de l aide externe Et toujours le CA doit se demander si l objet de ces relations est dans l intérêt de la caisse et de ses membres Objectif Le participant peut identifier le type de relations que la caisse entretient avec son environnement L homme ne peut vivre seul Il en est de même pour la coopérative La caisse doit entretenir des relations avec des partenaires évoluant ou non dans le milieu Le conseil d administration a la responsabilité de la gestion de ces relations en la personne de son président Celui ci est d ailleurs le signataire de tous les documents officiels de la coopérative Il intervient de même dans le cas des relations avec des tiers Le président peut donner de l information sur ce que fait la coopérative Il peut aussi explorer des avenues de collaboration avec d autres coopératives ou d autres organisations ou encore envisager une affiliation à une fédération de caisses Il doit identifier les ressources extérieures qui peuvent aider la coopérative à se développer Mais le président ne doit jamais prendre de décisions qui engagent la coopérative sans consulter le conseil d administration ou l assemblée générale Il peut toutefois engager la coopérative s il a reçu un mandat précis du conseil d administration ou de l assemblée générale Types de relations Relations d affaires Banque La coopérative d épargne et de crédit dans le contexte haïtien utilise le plus souvent les services d une banque pour mettre en sécurité ses liquidités Une banque est choisie en tenant compte de plusieurs critères 1 la localisation elle ne doit pas être trop loin du siège de la coopérative 2 les taux en vigueur sur les dépôts 3 les services offerts et leurs coûts Relations d aide La nature des appuis qu une caisse peut recevoir peut être technique ou financière La relation peut également être de nature contractuelle où la caisse fournit un service en échange d une rémunération Aspect technique Une assistance technique est généralement bienvenue et on n a jamais intérêt à s en passer en autant bien sûr que l assistance correspond à des besoins précis Aspect financier Le CA doit veiller à ce qu une assistance financière ne vienne pas troubler le fonctionnement de la coopérative en faisant perdre aux membres le sens de leur engagement leur appartenance et le contrôle de leur organisation Le conseil d administration doit bien évaluer l aide offerte en ce sens Aspect service Ces cas font le plus souvent l objet d un contrat entre la coopérative et l organisme qui rémunère la coopérative pour exécuter un projet ou des services particuliers ex crédit agricole Pour éviter que ce genre de relations empoisonne la coopérative le conseil d administration doit avoir évalué avec soin la capacité de la coopérative à remplir le contrat sans que les services habituels aux membres n en souffrent Le formateur prendra le temps de rechercher des cas où ces aides n ont pas que des effets bénéfiques Relations avec l État Le conseil d administration doit préparer et transmettre à la BRH dans les six 6 mois qui suivent la fin de l exercice financier un état annuel exposant la situation financière de la caisse Article 78 loi sur les caisses Il s arrange pour participer à toute manifestation coopérative patronnée par le CNC et répondre à toute convocation et à toute autre obligation prévue par la loi En tant qu agent économique la caisse est également soumise aux divers codes et lois en vigueur

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  • candidatures s il y a lieu ou en propose d autres et enfin élit les dirigeants concernés Comment élire un conseil d administration Réf module sur le déroulement de l AG C est l assemblée générale qui choisit parmi ses membres des personnes honnêtes compétentes et ayant démontré des capacités d administrateurs Les articles 48 49 de la loi sur les coopératives d épargne et de crédit établissent clairement les conditions pour être dirigeant et membre de CA Souvent des noms sont proposés On peut tenir compte de chaque catégorie de membres dans la composition d un CA Il existe toute une procédure d élection mise en candidature proposition appui à la proposition vote ou acclamation qui permet le respect des règles démocratiques Thème 3 Le déroulement de l AG Objectif Le participant sera capable d expliquer les trois étapes de réalisation de l AG Définition La préparation de l AG sa tenue et le suivi de l AG sont les trois phases de réalisation de l assemblée générale Elles sont toutes sous la responsabilité du CA Toutefois leur accomplissement requiert la pleine collaboration des autres organes ainsi que celle du directeur Mots clés réunion préparatoire à l AG c est une ou les réunion s qui précède nt l AG et durant laquelle lesquelles le CA décide des points qui seront à l ordre du jour et planifie toutes les activités à réaliser avant l assemblée avis de convocation c est l invitation officielle que le président du CA envoie aux membres de la coopérative et relative à la convocation de l AG Y figurent la date le lieu et l ordre du jour et s il y a lieu les modifications de statuts proposés et les noms des personnes qui se présentent aux élections ordre du jour C est la liste des sujets dont on veut discuter en assemblée générale procès verbal c est le résumé du déroulement d une réunion On y retrouve les recommandations les discussions leur acceptation ou rejet La préparation La préparation de l AG est de la responsabilité du CA Support Ex ordre du jour Avis de convocation Dans les six 6 mois suivant la fin de l exercice financier la caisse doit tenir son assemblée annuelle Il est de la responsabilité du CA de la préparer Lors de la réunion préparatoire le CA prépare un ordre du jour selon les règlements en vigueur un avis de convocation selon les règlements en vigueur et les instructions aux différentes personnes concernées Collaboration des organes au déroulement de l AG Directeur Diffuser l avis de convocation l avis de convocation doit être affiché bien en vue dans les locaux de la caisse et dans au moins un endroit public Préparer le rapport financier le soumettre au CA avant l AG pour approbation dans le respect des délais prévus s il y a lieu par les règlements Prévoir la logistique salle éclairage reprographie etc Comité de surveillance Préparer le rapport du comité de surveillance Comité de crédit Préparer le rapport du comité de crédit Conseil d administration Préparer les recommandations sur les trop perçus et sur les règlements à amender Président du CA Préparer le rapport annuel Déterminer les postes à combler au niveau du CA et ou des comités Vérifier que tous les éléments prévus à l ordre du jour sont prêts rapport texte de recommandations procès verbal antérieur Discussions théorie vs pratique Comment cela se passe t il chez vous Les conseil et comités font ils leur part de travail Comment le président peut il s assurer que tout est là pour l AG Qu est ce qui est le plus difficile dans la préparation de l AG La tenue Il est de la responsabilité du président du CA de présider l AG Le déroulement de l AG suit l ordre du jour proposé si celui ci a été préparé avec soin et que tous les éléments sont disponibles le président devrait être en mesure de faire une bonne conduite de l AG La façon de faire 1 Vérification du quorum 2 L ordre du jour doit être accepté au début de l assemblée Il contient obligatoirement les points suivants ouverture de la réunion vérification du quorum adoption de l ordre du jour adoption du procès verbal de la dernière AG 3 Pour la tenue de l assemblée il existe une grande quantité d informations Celles ci sont encadrées par la loi les règlements les procédures usuelles ou simplement par décorum Pour plus de détails se référer au Module 2 2 Déroulement de l Assemblée générale La loi et les règlements ils précisent certaines façons de faire quant à la tenue des AG Cet encadrement est formel et ne peut être modifié La procédure il existe dans les caisses une certaine procédure établie Les procédures sont établies par souci d efficacité et de productivité Cadre essentiel au bon fonctionnement Le décorum Mesures ou façons de faire qui permettent à tous les membres de s exprimer dans un climat facilitant l expression de la démocratie le respect des élus et la coopération Le suivi Le procès verbal est l instrument de suivi de l AG C est le recueil des débats c est la preuve des décisions il sert de référence pour le suivi et est utile à la préparation de la prochaine assemblée Il est régi par la loi Article 42 et les règlements internes C est le comité de surveillance qui est le premier concerné par le suivi à réaliser Thème 4 Aspects légaux Objectif Le participant sera capable d expliquer le cadre de procédure formel de l AG et d énumérer les éléments de ce cadre formel Définition La loi du 26 juin 2002 les statuts et les règlements internes de la caisse prévoient certaines dispositions spécifiques relatives à la définition de l assemblée générale à son fonctionnement et à ses compétences La loi haïtienne comporte par ailleurs des articles qui réfèrent à l AG en traitant par exemple de la qualité

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  • de parole mais sans droit de vote ni celui de présenter des candidatures Une coopérative d épargne et de crédit cesse d être utilisateur de la fédération aux conditions établies dans la convention d affaires Chapitre III Organes décisionnels Article 17 Organes Les organes décisionnels de la fédération sont l assemblée générale de ses membres le conseil d administration et le comité exécutif s il y en a un Article 18 Assemblée générale Les membres de la fédération qu ils soient convoqués en assemblée ordinaire ou en assemblée extraordinaire en constituent l assemblée générale Les règles relatives à sa convocation à sa composition à son quorum de même qu à la répartition du droit de vote et à la façon de l exercer sont précisées dans le règlement de régie interne de la fédération Article 19 Compétence de l assemblée Sans que la présente énumération soit limitative l assemblée générale ordinaire adopte le procès verbal de l assemblée générale annuelle précédente et de toute autre assemblée extraordinaire survenue depuis l assemblée générale annuelle précédente prend connaissance du rapport du conseil d administration sur la gestion de l exercice financier écoulé prend connaissance du rapport du comité de surveillance et de déontologie et de tout autre comité qu elle aurait créé décide de l emploi des excédents financiers ou du règlement de tout déficit apparaissant dans les comptes présentés se prononce sur toute politique concernant les dirigeants laquelle doit recevoir son approbation avant d entrer en vigueur prend connaissance du projet de budget du nouvel exercice se prononce sur la rémunération des parts sociales crée tout comité au moment opportun pour assurer la bonne marche de la fédération et dans le souci de développement de cette dernière procède à l élection des membres du conseil d administration du comité de surveillance et de déontologie et de tout autre comité qu elle aurait créé étant entendu qu une même coopérative ne peut être représentée plus d une fois au conseil d administration ou au comité de surveillance et de déontologie met fin au mandat de tout dirigeant adopte le rapport d activités de l exercice prend connaissance du rapport du vérificateur externe et des états financiers vérifiés donne quitus aux membres du conseil d administration et à ceux du comité de surveillance et de déontologie nomme un vérificateur externe traite de toute question relative à l organisation et au fonctionnement de la fédération L assemblée générale qu elle soit ordinaire ou extraordinaire adopte les statuts les règlements et leurs modifications le cas échéant Elle se prononce sur toute autre question qui lui est soumise Article 20 Assemblée générale ordinaire L assemblée ordinaire se réunit une fois l an dans les 6 mois qui suivent la fin de l exercice financier de la fédération Article 21 Assemblée générale extraordinaire L assemblée générale peut être convoquée à l extraordinaire à tout moment sur des questions spéciales comme la dissolution de la fédération la fusion de la fédération avec une autre la scission de la fédération ou toute question entravant la bonne marche de la fédération Le conseil d administration de la fédération le comité de surveillance et de déontologie de la fédération le président de la fédération ou le vice président de la fédération peut également décréter la tenue d une assemblée extraordinaire lorsqu il le juge utile Le conseil d administration doit tenir une assemblée extraordinaire sur requête du moins élevé du tiers des membres ou de vingt 20 membres de la fédération La requête doit faire mention des sujets pour lesquels la tenue de l assemblée est demandée ces sujets constituant à l exclusivité l ordre du jour de l assemblée Le conseil d administration doit également tenir une assemblée extraordinaire s il survient deux vacances au comité de surveillance et de déontologie De même le président de la fédération le vice président de la fédération ou le comité de surveillance et de déontologie de la fédération doit tenir une assemblée extraordinaire en cas d absence de quorum au conseil d administration Article 22 Conseil d administration Le Conseil d administration se compose de sept 7 administrateurs élus par l assemblée générale Les règles relatives à sa convocation à son quorum de même qu à l exercice du droit de vote aux réunions du conseil sont précisées dans le règlement de régie interne de la fédération Article 23 Rôle du conseil d administration Le conseil d administration veille au fonctionnement et à la bonne gestion des affaires de la fédération Il respecte et s assure du respect par la fédération par les membres de la fédération de même que par leurs dirigeants et employés des prescriptions légales réglementaires et statutaires s assure de la tenue et de la conservation des registres de la fédération adopte les normes politiques et procédures de la fédération et en contrôle l application par la fédération par les membres de la fédération de même que par leurs dirigeants et employés analyse et décide des nouvelles demandes d adhésion statue sur le maintien de la qualité de membre approuve le budget les objectifs de performances et de qualité à atteindre par la fédération désigne les personnes autorisées à signer au nom de la fédération les contrats et les autres documents s assure d une manière générale de la mise en application des décisions de l assemblée générale procède au recrutement et le cas échéant à la révocation des directeurs généraux de ses membres conjointement avec les membres concernés Toutefois en cas de manquement grave d un directeur général constaté au rapport d inspection la fédération peut exiger qu un membre congédie son directeur général et le membre est alors tenu de respecter la volonté de la fédération dans le délai qui lui est imparti ordonne au besoin la révocation de tout employé d un de ses membres autre que le directeur général en cas de manquement documenté au rapport d inspection rend compte de son mandat et présente le rapport annuel lors de l assemblée annuelle et en expédie une copie à ses membres et utilisateurs nomme un directeur général et lui confie la gestion de la fédération propose à l assemblée générale les modifications aux statuts et règlements qu il juge utile s assure de l organisation des services nécessaires aux besoins de ses membres atteste la situation de la fédération en fin d exercice financier et propose le partage des trop perçus favorise une solution à l amiable des différends que peuvent lui soumettre ses membres ordonne au besoin aux dirigeants d un membre la convocation d une assemblée générale extraordinaire recommande à la Banque de la République d Haïti de dessaisir un membre lorsque sa situation financière est insatisfaisante ou son actif insuffisant suspend pour une période maximale de six 6 mois les pouvoirs du conseil d administration du comité de crédit ou du comité de surveillance d un membre et nomme un administrateur pour en exercer temporairement les responsabilités conformément à l article 119 de la Loi sur les coopératives d épargne et de crédit détermine les services que la fédération offre à ses utilisateurs et en arrête les conditions d utilisation crée au besoin un comité exécutif dont il nomme les membres choisis parmi les administrateurs de la fédération et en détermine les attributions Le cas échéant le président de la fédération fait partie du comité exécutif Article 24 Comité de surveillance et de déontologie De manière à permettre à l assemblée générale de traiter de toutes questions relatives à l organisation et au fonctionnement de la fédération il est institué un comité de surveillance et de déontologie formé de trois 3 représentants élus par l assemblée générale Les règles relatives à sa convocation à son quorum de même qu à l exercice du droit de vote aux réunions du comité sont précisées dans le règlement de régie interne de la fédération Les membres du comité de surveillance et de vérification ne sont pas des dirigeants de la fédération Article 25 Rôle du comité de surveillance et de déontologie Le comité de surveillance et de déontologie a pour fonction de surveiller le respect par la fédération par ses dirigeants et par ses employés du cadre légal qui leur est applicable Il doit notamment vérifier annuellement que les membres satisfont aux exigences requises pour conserver leur statut de membre actif aviser par écrit le conseil d administration de la fédération de tout manquement constaté dans le fonctionnement de la fédération s assurer qu une vérification de l encaisse et des autres éléments de l actif de la fédération est faite veiller à l indépendance et à l objectivité du service d inspection et de vérification élaborer un code de déontologie et s assurer de son respect par la fédération ses dirigeants et ses employés faire toute recommandation de suspension ou de congédiement au conseil d administration quant au non respect par un employé de la fédération du cadre légal applicable faire un rapport de ses activités à l assemblée annuelle et notamment y préciser les cas où les règles de déontologie n ont pas été respectées par la fédération ses dirigeants ou ses employés s assurer du respect par la fédération ses dirigeants et ses employés des normes politiques et procédures adoptées par le conseil d administration s assurer de la mise en place et de l application d un système de contrôle interne Chapitre IV Dirigeants et Officiers Article 26 Dirigeants Les membres du conseil d administration de même que le directeur général de la fédération sont les dirigeants de la fédération Bien que les membres du comité de surveillance et de déontologie ne sont pas des dirigeants de la fédération ils sont assujettis aux mêmes règles de déontologie que celles applicables aux dirigeants de la fédération Article 27 Éligibilité Pour faire partie des dirigeants élus de la fédération ou pour faire partie du comité de surveillance et de déontologie et le demeurer en plus des exigences stipulées à l article 114 de la Loi sur les coopératives d épargne et de crédit il faut ne pas être redevable d arriérés de plus de trente 30 jours vis à vis d aucun membre ou utilisateur de la fédération être proposé par un membre ou selon le cas le délégué d un membre qui n est pas sous la tutelle de la fédération être proposé par un membre ou selon le cas le délégué d un membre qui n est pas en déficit de capital être administrateur membre du comité de surveillance membre du comité de crédit ou directeur général d un membre de la fédération depuis au moins douze 12 mois ne pas occuper une fonction politique élective à l extérieur du réseau constitué de la fédération de ses membres et utilisateurs et toute autre fonctions énumérées dans le code de déontologie Le cumul des postes est interdit au sein des dirigeants Un dirigeant de la fédération ne peut être également membre de son comité de surveillance et de déontologie De la même façon un membre du comité de surveillance et de déontologie de la fédération ne peut également en être un dirigeant De plus la fonction de dirigeant de la fédération de même que celle de membre de son comité de surveillance et de déontologie sont incompatibles avec la fonction de dirigeant ou d employé de banque de dirigeant ou de membre du comité de surveillance et de déontologie d une autre fédération ou sous réserve du paragraphe d de toute autre institution de microfinance Article 28 Durée du mandat La durée du mandat des membres du conseil d administration et de celui des membres du comité de surveillance et de déontologie est de trois 3 ans Ils sont rééligibles La fédération établit par règlement un mode de rotation permettant qu un tiers à une unité près des membres de chacun de ces deux organes soit remplacé chaque année Cependant les élus à l assemblée constitutive procéderont par tirage au sort pour déterminer ceux qui détiendront un mandat d un an un mandat de deux ans ou selon le cas un mandat de trois ans Si le tirage n a pas lieu au cours de l assemblée constitutive il doit être fait à l occasion de la première réunion de chaque organe qui suit cette assemblée Malgré l expiration de son mandat un membre du conseil d administration ou du comité de surveillance et de déontologie demeure en fonction jusqu à ce qu il soit réélu ou remplacé La diminution du nombre de membres au conseil d administration ou au comité de surveillance et de déontologie ne met pas fin au mandat de ceux qui demeurent en fonction Article 29 Démission Tout dirigeant de même que tout membre du comité de surveillance et de déontologie peut démissionner de ses fonctions Toutefois la démission d un dirigeant doit être notifiée par écrit au conseil d administration et celle d un membre du comité de surveillance et de déontologie doit être notifiée par écrit à ce comité Le dirigeant ou selon le cas le membre du comité démissionnaire demeure responsable de ses actes et engagements même après sa démission jusqu à ce qu ils aient cessé de produire des effets La démission prend effet à compter de sa notification Article 30 Destitution Un membre du conseil d administration de même qu un membre du comité de surveillance et de déontologie ne peut être destitué que par l assemblée générale Il ne peut être destitué que s il a été informé par écrit dans le délai prévu pour la convocation de l assemblée des motifs invoqués pour sa destitution ainsi que du lieu de la date et de l heure de l assemblée Le membre peut exposer dans une déclaration écrite que lit le président de l assemblée les motifs pour lesquels il s oppose à sa destitution Il peut également prendre la parole lors de l assemblée L avis de convocation à l assemblée générale devant statuer sur une destitution doit identifier le dirigeant concerné l organe décisionnel dont il fait partie et indiquer les motifs invoqués pour sa destitution Le procès verbal de l assemblée au cours de laquelle un membre est destitué doit mentionner les faits qui motivent la destitution Une vacance qui survient à la suite de la destitution d un membre peut être comblée lors de l assemblée où la destitution a lieu si l avis de convocation à cette assemblée mentionne la possibilité de la tenue d une telle élection Article 31 Vacance En cas de vacance d un poste au sein du conseil d administration ou selon le cas au sein du comité de surveillance et de déontologie les membres du conseil ou selon le cas les membres du comité nomment un remplaçant dont le mandat s exerce pour la durée non écoulée du mandat du membre à remplacer en s assurant cependant du respect des règles relatives aux zones protégées et à la représentation telles que définies dans le règlement de régie interne de la fédération Article 32 Rémunération Les membres du conseil d administration ou selon le cas les membres du comité de surveillance et de déontologie ne sont pas rémunérés Ils ont toutefois droit au remboursement des frais raisonnables faits dans l exercice de leurs fonctions suivant la politique adoptée par le conseil d administration Article 33 Officiers Les officiers de la fédération sont le président le vice président le secrétaire et le secrétaire adjoint du conseil d administration Article 34 Président de la fédération Le président du conseil d administration est d office président de la fédération Il est le premier officier en autorité Il détient cette autorité du conseil d administration et l exerce sous son contrôle À titre de premier officier il est le représentant et le porte parole de la fédération veille avec le directeur général à la représentation officielle de la fédération préside l assemblée générale les réunions du conseil d administration et le cas échéant celles du comité exécutif à une voix consultative aux réunions de tous les comités formés par le conseil d administration autres que le comité exécutif sauf décision contraire du conseil d administration s assure de la réalisation des objectifs de la fédération et de l exécution des décisions du conseil d administration de même que le cas échéant de celles du comité exécutif s acquitte des autres devoirs attachés à sa charge ou qui lui sont spécifiquement confiés par le conseil d administration Article 35 Vice président Secrétaires et Secrétaire adjoint Lors de leur première réunion après l assemblée générale constitutive et par la suite lors de leur première réunion après l assemblée générale annuelle le conseil d administration choisit parmi ses membres un président un vice président de même qu un secrétaire alors que le comité de surveillance et de déontologie choisit un président et un secrétaire Le conseil d administration choisit de plus au cours de la même réunion un secrétaire adjoint lequel n est pas tenu d être membre du conseil d administration Les officiers visés au présent article sont choisis par suffrage secret un poste à la fois et sans mise en candidature Il est fait autant de tours de scrutin que nécessaire pour dégager une majorité absolue à compter du deuxième tour seuls sont éligibles ceux qui ont recueilli un ou des votes au tour précédent cessent toutefois d être éligible celui qui a obtenu le moins de votes et ceux qui sont à égalité avec lui sauf si cela a pour effet de laisser moins de deux personnes sur les rangs Le président le vice président et le secrétaire du conseil d administration sont respectivement président vice président et secrétaire de la fédération Article 36 Vice président Le vice président de la fédération remplace le président de la fédération dans toutes ses fonctions en cas d empêchement d absence ou de refus d agir de ce dernier Article 37 Secrétaire Le secrétaire de la fédération assure le secrétariat de l assemblée générale et du conseil d administration Il

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